Privaatsustingimused tööle kandideerijale

Käesolev kirjeldab Everaus Capital OÜ (edaspidi „Ettevõte“) poolt tööle kandideerijate isikuandmete kogumise ja töötlemise põhimõtteid. Privaatsustingimused laienevad kõigile isikutele, kes kandideerivad Ettevõtte poolt välja kuulutatud ametikohale, sealhulgas nendele värbamiskonkurssidele, mis on alustatud enne käesolevate tingimuste jõustumist. Samuti reguleerivad tingimused andmete töötlemist pärast värbamisprotsessi lõppu, kooskõlas kehtiva seadusandlusega.

  1. Mõisted

1.1. Alljärgnevaid termineid kasutatakse käesolevates privaatsustingimustes toodud tähenduses:

1.1.1. Kandidaat on Everaus Capital Oü-sse tööle kandideeriv isik;

1.1.2. Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava kandidaadi kohta;

1.1.3. Andmekaitsemäärus – Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. aasta määrus (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta;

1.1.4. Kolmas isik on iga isik, kes ei ole kandidaat ise, Ettevõte, Ettevõtte töötaja või volitatud töötleja;

1.1.5. Privaatsustingimused – käesolevad privaatsustingimused tööle kandideerijatele nende isikuandmete töötlemise osas;

1.1.6. Ettevõte on töökuulutuses märgitud Everaus grupi ettevõte, kes töötajat otsib;

1.1.7. Töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming (nt kogumine, säilitamine, muutmine, kasutamine, edastamine, kustutamine jne);

1.1.8. Volitatud töötlejad on teenusepakkujad, kes töötlevad isikuandmeid vastutava töötleja nimel;

1.1.9. Vastutav töötleja on Everaus Capital OÜ, kes määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.

  1. Üldpõhimõtted

2.1. Everaus Capital OÜ kogub ja töötleb tööle kandideerijate isikuandmeid eesmärgiga hinnata kandidaatide sobivust vabadele ametikohtadele. Ettevõte peab oluliseks isikuandmete kaitset ning järgib andmete töötlemisel kehtivaid õigusakte, sealhulgas Euroopa Liidu andmekaitsemäärust.

2.2. Ettevõte rakendab asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid, et tagada kogutud andmete turvalisus, kaitstes andmeid loata ligipääsu, ebaseadusliku töötlemise, juhusliku kaotsimineku, muutmise või hävitamise eest.

2.3. Kandidaatide andmete töötlemiseks võib Ettevõte kasutada oma hoolikalt valitud lepingulisi koostööpartnereid ehk volitatud töötlejaid. Volitatud töötlejate tegevus toimub alati vastavalt Ettevõtte juhistele ning kooskõlas kohaldatava andmekaitsealase regulatsiooniga.

2.4. Käesolevad privaatsustingimused annavad kandidaadile selge ülevaate, kuidas Ettevõte tema isikuandmeid töötleb, samuti selgitavad, millised on kandidaadi õigused seoses andmete töötlemisega.

  1. Isikuandmete Töötlemise õiguslikud alused

3.1. Ettevõte töötleb tööle kandideerijate isikuandmeid järgnevatel õiguslikel alustel:

  • 3.1.1. seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (nii Eesti siseriiklike kui ka Euroopa Liidu õigusaktide alusel);
  • 3.1.2. töölepingu sõlmimiseks vajalike eellepinguliste tegevuste raames, sealhulgas kandidaadi sobivuse hindamiseks;
  • 3.1.3. kandidaadi antud nõusoleku alusel, vastavalt nõusoleku ulatusele ja eesmärgile;
  • 3.1.4. Ettevõtte õigustatud huvi korral, näiteks kandidaadi tausta kontrollimiseks või värbamisprotsessi kvaliteedi tagamiseks, eeldusel, et selline huvi ei kahjusta kandidaadi põhiõigusi ja -vabadusi.
  1. Isikuandmete kategooriad

4.1. Everaus Capital OÜ võib kandidaadilt koguda ja töödelda järgmisi isikuandmeid:

4.1.1. ees- ja perekonnanimi;

4.1.2. kontaktandmed (sh postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress);

4.1.3. sünniaeg;

4.1.4. kandidaadi foto (juhul, kui kandidaat selle esitab või see on konkursil nõutud);

4.1.5. sugu (juhul, kui see on vajalik või kandidaadi poolt esitatud);

4.1.6. hariduskäik ja lõpetatud haridusastmed;

4.1.7. varasem töökogemus ja selle kohta esitatud info (nt CV-s või kaaskirjas);

4.1.8. saavutused, oskused ja isikuomadused (sh soovituskirjad või muud kandidaadi esitatud lisadokumendid);

4.1.9. testide (nt isiksuse või võimete testide) tulemused, kui vastav hindamine on värbamisprotsessi osa;

4.1.10. kandidaatidega peetud kirjavahetus ja suhtlusandmed (nt e-posti teel toimunud suhtlus);

4.1.11. muu kandidaatide poolt vabatahtlikult esitatud teave.

4.2. Andmeid kogutakse enamasti otse kandidaadilt. Vajadusel võib Ettevõte kasutada ka muid õiguspäraseid allikaid, sealhulgas avalikult kättesaadavat teavet ja soovitajatelt saadud infot, lähtudes andmekaitse regulatsioonidest.

  1. Isikuandmete Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

5.1. Everaus Capital OÜ töötleb tööle kandideerijate isikuandmeid eelkõige järgmiste eesmärkide saavutamiseks:

5.1.1. Kandidaadi sobivuse hindamine vabale ametikohale, mis tugineb töölepingu sõlmimise eelsetele vajalikele tegevustele ning Ettevõtte õigustatud huvile kandidaadi oskuste ja võimete hindamiseks (sealhulgas vajadusel testide kasutamine või andmete kontrollimine avalikest allikatest);

5.1.2. töölepingu ettevalmistamine ja sõlmimine, kui kandidaadiga jõutakse töölepingu sõlmimiseni;

5.1.3. Kandidaadi kontaktandmete salvestamine ja edasine töötlemine tulevaste värbamiskonkursside eesmärgil kandidaadi eelneval nõusolekul;

5.1.4. võimalike juriidiliste vaidluste (sh diskrimineerimisvaidluste) lahendamiseks ja potentsiaalsete nõuete menetlemiseks, toetudes juriidiliste kohustuste täitmisele.

  1. Profiilianalüüs

6.1. Ettevõte võib vajadusel kasutada profiilianalüüsi, milleks loetakse automatiseeritud andmetöötlust eesmärgiga hinnata kandidaadi isikuomadusi, oskusi ja/või sobivust ametikohale.

6.2. Kui profiilianalüüsi kasutatakse, toimub see eelkõige värbamisprotsessi varasemates etappides, näiteks kandidaatide eelselektsiooni või sobivustestide raames. Profiilianalüüsi tulemused on sellisel juhul vaid abistavaks sisendiks, mitte lõplikuks otsustuskriteeriumiks.

6.3. Ettevõte kinnitab, et lõpliku värbamisotsuse langetab alati inimene ning üksnes automatiseeritud otsustusprotsesse kandidaadi sobivuse hindamisel ei rakendata.

6.4. Juhul kui profiilianalüüsi kasutatakse, põhineb see Ettevõtte õigustatud huvil tagada värbamisprotsessi objektiivsus, tõhusus ja kvaliteet, tagades sealjuures kandidaadi õiguste ja vabaduste kaitse ning andmete turvalisuse.

  1. Isikuandmete edastamine

7.1. Everaus Capital OÜ võib kandidaadi isikuandmeid edastada järgmistele vastuvõtjatele:

7.1.1. Ettevõtte värbamisprotsessiga seotud töötajad, kellel on vastav volitus ning vajadus andmete töötlemiseks kandideerimisprotsessi raames;

7.1.2. Volitatud töötlejad, kelle teenuseid Ettevõte kasutab värbamisprotsessis (näiteks värbamisagentuurid, tööportaalid või testide läbiviijad);

7.1.3. õigusaktidest tulenevalt pädevad ametiasutused, nagu näiteks õiguskaitseorganid, maksuhaldurid, järelevalveasutused või kohtud, kui selline kohustus tuleneb seadusest.

7.2. Everaus Capital OÜ kinnitab, et kandidaadi isikuandmete edastamine kolmandatele osapooltele toimub ainult põhjendatud vajaduse korral ning rangelt vastavalt õigusaktidele ja andmekaitset reguleerivatele nõuetele.

  1. Töötlemise geograafiline piirkond

8.1. Üldreeglina toimub kandidaadi isikuandmete töötlemine Euroopa Liidu ja Euroopa Majanduspiirkonna (EL/EMP) piires. Kui esineb vajadus andmeid edastada väljapoole EL/EMP piirkonda, teeb Ettevõte seda ainult juhul, kui on tagatud asjakohased kaitsemeetmed.

8.2. Sellisteks kaitsemeetmeteks loetakse eelkõige:

8.2.1. Euroopa Komisjoni otsus, et vastuvõtja riigis on tagatud piisav andmekaitsetase;

8.2.2. tüüplepingute kasutamine, mis vastavad ELi andmekaitseõigusele;

8.2.3. vastuvõtja kuulumine mõnda heakskiidetud sertifitseerimisskeemi, näiteks Privacy Shield (kohaldatav USA puhul, kui asjakohane).

8.3. Kui puuduvad eelpool mainitud kaitsemeetmed, võidakse andmeid edastada väljapoole EL/EMP ainult järgmistel juhtudel:

  • kandidaadi selgesõnalise nõusoleku alusel;
  • lepingu täitmise või lepingueelsete toimingute rakendamiseks kandidaadi huvides;
  • juriidiliste kohustuste täitmiseks või õiguste kaitseks;
  • kandidaadi või teiste isikute oluliste huvide kaitsmiseks olukorras, kus kandidaat ei ole võimeline oma nõusolekut andma.
  • Täpsema info saamiseks andmete edastamise kohta väljapoole EL/EMP piirkonda on kandidaadil õigus pöörduda Ettevõtte poole.
  1. Isikuandmete säilitamise perioodid

9.1. Everaus Capital OÜ säilitab kandidaadi isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik tööle kandideerimise protsessi läbiviimiseks ja värbamisotsuse tegemiseks, samuti võimalike vaidluste lahendamiseks seadusest tuleneva aegumistähtaja jooksul.

9.2. Kui kandidaat on andnud nõusoleku oma andmete säilitamiseks tulevaste konkursside tarbeks, hoitakse andmeid maksimaalselt 1 (üks) aasta alates kandideerimissoovi edastamisest, välja arvatud juhul, kui kandidaat soovib oma andmete kustutamist enne selle perioodi möödumist.

9.3. Andmete kustutamine toimub viivitamata, kui säilitamise vajadus lõpeb või kui kandidaat võtab tagasi oma nõusoleku.

 

  1. Kandidaadi õigused

10.1. Kandidaadil on isikuandmete töötlemisega seoses järgmised õigused:

10.1.1. õigus saada teavet, milliseid andmeid tema kohta töödeldakse ning millistel eesmärkidel;

10.1.2. õigus nõuda oma andmete parandamist või ajakohastamist;

10.1.3. õigus esitada vastuväiteid oma andmete töötlemisele, kui see põhineb Ettevõtte õigustatud huvil;

10.1.4. õigus nõuda andmete kustutamist, kui puudub õiguslik alus nende säilitamiseks;

10.1.5. õigus piirata andmete töötlemist teatud juhtudel, näiteks kui on vaidlustatud andmete täpsus või töötlemise seaduslikkus;

10.1.6. õigus saada oma andmed masinloetaval kujul ning edastada need teisele vastutavale töötlejale (andmete ülekandmise õigus);

10.1.7. õigus võtta tagasi antud nõusolek igal ajal, ilma et see mõjutaks nõusolekul põhinenud töötlemise seaduslikkust enne nõusoleku tagasivõtmist;

10.1.8. õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või pädevale kohtule, kui kandidaat leiab, et tema andmeid on töödeldud ebaseaduslikult.

10.2. Kandidaat saab oma õiguste teostamiseks pöörduda Ettevõtte poole, kasutades allpool toodud kontaktandmeid. Ettevõte vastab pöördumisele mõistliku aja jooksul, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul.

  1. Vastutavad isikud (Vastutavad töötlejad) ja nende kontaktandmed

11.1. Vastutav töötleja kandidaadi isikuandmete töötlemise osas on Everaus Capital OÜ.

11.2. Kontaktandmed: Everaus Capital OÜ (registrikood: 12890795), Aadress: Vana-Tartu mnt 22c, Järveküla, Rae vald, Harjumaa
E-post: everaus@everaus.ee

  1. Privaatsustingimuste kehtivus ja muudatused

12.1. Ettevõttel on õigus Privaatsustingimusi igal ajal ühepoolselt muuta kooskõlas kohalduva õigusega.

12.2. Ettevõte teavitab Kandidaati Privaatsustingimuste muutmisest kodulehe kaudu